挖掘“隱性需求”，優(yōu)化辦公流程
——彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)選購(gòu)心得
歲末年初，又到各大政府部門(mén)、機(jī)構(gòu)和企業(yè)用戶(hù)集中采購(gòu)辦公系統(tǒng)的高峰期，“彩色商務(wù)”也相應(yīng)地成為時(shí)下最流行的詞匯之一。但是，相對(duì)于復(fù)印、打印、傳真等直觀的“顯性”需求來(lái)說(shuō)，用戶(hù)對(duì)于一些高附加值的需求，往往缺乏主動(dòng)意識(shí)，需要在專(zhuān)業(yè)人士的幫助和引導(dǎo)才會(huì)明晰，因而這些需求也被稱(chēng)之為“隱性需求”。
長(zhǎng)期被忽略的隱性需求
近年來(lái)，我國(guó)的企業(yè)信息化建設(shè)取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，許多用戶(hù)把企業(yè)信息化作為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段，然而相應(yīng)地對(duì)辦公自動(dòng)化（OA）卻往往缺乏應(yīng)有的重視。一些企業(yè)對(duì)OA的認(rèn)識(shí)陳舊，認(rèn)為OA就是由復(fù)印、打印、傳真和掃描四類(lèi)功能組成，需要哪一種功能就采購(gòu)哪一種，把各種功能割裂開(kāi)來(lái)看待。其結(jié)果是，辦公產(chǎn)品每年都增添了不少，但都是“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”，并未形成真正的辦公“自動(dòng)化”。
究其原因，柯尼卡美能達(dá)辦公系統(tǒng)（中國(guó)）有限公司銷(xiāo)售企劃部森大輔部長(zhǎng)認(rèn)為，專(zhuān)業(yè)廠商對(duì)用戶(hù)的OA需求引導(dǎo)不足，缺乏專(zhuān)業(yè)人員對(duì)用戶(hù)OA系統(tǒng)組建提供足夠的幫助和指導(dǎo)，是造成用戶(hù)對(duì)OA認(rèn)識(shí)簡(jiǎn)單化并長(zhǎng)期忽略自身需求的主要原因。正是由于認(rèn)識(shí)到這樣的不足，柯尼卡美能達(dá)從去年開(kāi)始在北京、上海、廣州三地建立了產(chǎn)品展示中心，同時(shí)在全國(guó)大中城市建立起三百多家互動(dòng)式體驗(yàn)店，就是為了增強(qiáng)與用戶(hù)的需求溝通，幫助和指導(dǎo)用戶(hù)發(fā)掘潛在和隱性的辦公需求，提供更有針對(duì)性的產(chǎn)品和解決方案。
如何界定“隱性需求”？
那么，如何界定用戶(hù)的辦公需求？森大輔表示，根據(jù)多年來(lái)接觸用戶(hù)的經(jīng)驗(yàn)，大致可以可以分為兩大類(lèi)。一類(lèi)是“顯性需求”，即目的非常清楚，能夠完成某一些功能和直觀的辦公需求，比如，復(fù)印、打印、掃描功能，比如復(fù)印和打印的速度等等。另外一種類(lèi)型則是潛在的、非直觀的“隱性需求”。比如，需要彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)而非黑白機(jī)，對(duì)打印強(qiáng)度和穩(wěn)定性、可靠性的需求，對(duì)軟件和解決方案的需求，對(duì)人性化、無(wú)紙化辦公的需求等等。往往在采購(gòu)初期，用戶(hù)并沒(méi)有意識(shí)到自身的這些需求，直到使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，才一一去解決或者久拖不決，這就變成了一種“亡羊補(bǔ)牢”的措施。
舉例來(lái)說(shuō)，某企業(yè)在提出采購(gòu)一系列辦公產(chǎn)品的計(jì)劃時(shí)，最初的需求非常簡(jiǎn)單，就是要取代過(guò)去的舊式復(fù)印機(jī)，能夠高速、大批量的黑白復(fù)印就可以了。少量的彩色打印功能可以通過(guò)另外配置彩色打印機(jī)完成，彩色打印后再手工插入到整個(gè)文件的相應(yīng)頁(yè)面當(dāng)中。經(jīng)過(guò)銷(xiāo)售工程師的了解和溝通之后發(fā)現(xiàn)，由于該企業(yè)經(jīng)常要打印和制作大量的彩色宣傳手冊(cè)，雖然彩色打印頁(yè)面的數(shù)量并不大，但在過(guò)去，需要從彩色打印機(jī)上打印出來(lái)，再進(jìn)行手工裝訂，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力還很容易出錯(cuò)。而彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)則是彩色、黑白一次打印裝訂成形，極大地提高了制作效率。
如何挖掘隱性需求？
認(rèn)識(shí)到隱性需求的重要性之后，用戶(hù)如何挖掘那些不易察覺(jué)的“隱性需求”呢？森大輔表示，一方面用戶(hù)要對(duì)OA系統(tǒng)引起足夠的重視，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等手段進(jìn)行查詢(xún)，了解最新的辦公解決方案。另一種方式就是面對(duì)面接觸和了解辦公設(shè)備，從親身體驗(yàn)入手，更好地摸清需求，比如到柯尼卡美能達(dá)的各個(gè)展示中心、互動(dòng)式體驗(yàn)店，現(xiàn)場(chǎng)提出問(wèn)題，現(xiàn)場(chǎng)由專(zhuān)業(yè)人員參與交流和溝通。這不僅對(duì)用戶(hù)摸清需求有極大的好處，更能避免用戶(hù)在OA上的盲目投資。
根據(jù)多年的經(jīng)驗(yàn)，森大輔認(rèn)為，用戶(hù)的“隱性需求”主要集中在幾個(gè)方面。首先是對(duì)“彩色商務(wù)”的需求，多數(shù)用戶(hù)最初都把黑白復(fù)合機(jī)作為首選，認(rèn)為彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)“沒(méi)必要”，要么把彩頁(yè)打印外包給文印中心，要么使用彩色激光打印機(jī)或彩噴做一些少量的彩色輸出。但是在經(jīng)過(guò)接觸和了解之后，有不少用戶(hù)發(fā)現(xiàn)，雖然彩色打印和復(fù)印的數(shù)量并不多，但卻非常重要。比如，一些用戶(hù)通過(guò)制作彩色的商業(yè)計(jì)劃書(shū)，極大地增強(qiáng)了該商業(yè)計(jì)劃書(shū)的說(shuō)服力和感染力，如果外包出去，就有可能導(dǎo)致重要的商業(yè)計(jì)劃書(shū)內(nèi)容泄密。
其次，是對(duì)數(shù)碼復(fù)合機(jī)的文檔管理、安全管理、成本管理等解決方案軟件的需求。多數(shù)用戶(hù)都認(rèn)為辦公設(shè)備只是承擔(dān)基本的輸出工作，殊不知通過(guò)硬件和軟件的有效結(jié)合，完全可以進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有工作流程，達(dá)到事半功倍的效果。例如通過(guò)彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)將書(shū)面資料掃描后轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，不僅更便于分發(fā)，還可以通過(guò)廠商提供的軟件進(jìn)行快捷的文檔管理和編輯，從而大大提高文檔的使用效率。
第三，是對(duì)穩(wěn)定性和可靠性的需求。每一個(gè)用戶(hù)都希望擁有高穩(wěn)定性的數(shù)碼復(fù)合機(jī)產(chǎn)品，但是僅僅從機(jī)器的技術(shù)參數(shù)上又無(wú)法了解到真實(shí)的穩(wěn)定性，尤其在執(zhí)行一些高速、大批量的打印任務(wù)時(shí)，機(jī)器是否卡紙？是否保持良好的可靠工作？一些數(shù)碼復(fù)合機(jī)由于長(zhǎng)時(shí)間激光硒鼓的高溫工作，就很有可能會(huì)出現(xiàn)死機(jī)、卡紙等現(xiàn)象。而一些數(shù)碼復(fù)合機(jī)具備了“低溫定影”技術(shù)，比如柯尼卡美能達(dá)Samitri“聚合碳粉”技術(shù)，輸出時(shí)硒鼓和紙張不“燙手”，即使是大批量、長(zhǎng)時(shí)間地打印也不會(huì)過(guò)熱死機(jī)。
在用戶(hù)最看重的投資回報(bào)率（ROI）和總擁有成本（TCO）方面，彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)同樣能很好地滿(mǎn)足用戶(hù)的需求。由于彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)可以替代多臺(tái)辦公設(shè)備，可以在整個(gè)公司范圍內(nèi)、整個(gè)部門(mén)共享，平均到每個(gè)人的采購(gòu)成本并不高，同時(shí)與多臺(tái)設(shè)備相比，減少了故障發(fā)生的機(jī)率和后期維修費(fèi)用。在實(shí)施彩色打印控制之后，其彩頁(yè)打印必須有相應(yīng)的授權(quán)方可執(zhí)行，在使用成本上也并不比黑白數(shù)碼復(fù)合機(jī)高多少，但卻更加能符合未來(lái)的彩色商務(wù)趨勢(shì)。
事實(shí)上，已經(jīng)有越來(lái)越多的用戶(hù)開(kāi)始意識(shí)到“隱性需求”的存在和重要性。森大輔認(rèn)為，用戶(hù)在采購(gòu)數(shù)碼復(fù)合機(jī)時(shí)，需要認(rèn)清和挖掘自身的“隱性需求”，最好與經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行反復(fù)和大量的溝通探討，擬定有針對(duì)性的辦公自動(dòng)化解決方案，才能發(fā)揮出現(xiàn)代辦公自動(dòng)化手段的威力，優(yōu)化辦公流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效率和競(jìng)爭(zhēng)力的巨大提升。
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