（五）存儲(chǔ)媒體和格式的轉(zhuǎn)換
在信息循環(huán)過(guò)程中，存儲(chǔ)常被當(dāng)作一個(gè)背動(dòng)的階段，但存儲(chǔ)媒體和格式并不是一成不變的，一旦改變?cè)鹊男畔⒖赡芫蜁?huì)永遠(yuǎn)丟失了。對(duì)于這一問(wèn)題，大多數(shù)組織的作法是定期地進(jìn)行媒體和格式的轉(zhuǎn)換，一般以三年至五年為一個(gè)周期。但這種轉(zhuǎn)換費(fèi)用很昂貴，而且常常會(huì)面臨數(shù)據(jù)丟失，質(zhì)量下降這樣一些問(wèn)題。所以一旦要進(jìn)行這種轉(zhuǎn)換，做好檢查工作至關(guān)重要。
在媒體和格式轉(zhuǎn)換中，要求最準(zhǔn)確的是數(shù)據(jù)中心的工作。Oak Ridge國(guó)家實(shí)驗(yàn)室的大氣輻射跟蹤中心計(jì)劃每4到5年就進(jìn)行一次技術(shù)更新，每一次更新時(shí)，數(shù)據(jù)將會(huì)運(yùn)用新的技術(shù)保存，這一過(guò)程大概每次需要6至12個(gè)月。
（六）存儲(chǔ)技術(shù)
存儲(chǔ)要確保在存檔過(guò)程不但要管理和保存好文件的內(nèi)容，還要管理和保存好內(nèi)容的結(jié)構(gòu)形式。實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)就得充分考慮技術(shù)因素在內(nèi)。
據(jù)這些項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人估計(jì)，有關(guān)硬/軟件的轉(zhuǎn)換周期在2到10年，而一些新的數(shù)據(jù)庫(kù)，文字處理器可能2到3年就更新一次，一些小的或級(jí)、版本變化就頻繁了。雖然與此同時(shí)，技術(shù)供應(yīng)商總會(huì)提供一些文件轉(zhuǎn)換的途徑，但事實(shí)上并不能解決硬/軟件變化帶來(lái)的根本問(wèn)題。尤其是對(duì)一些運(yùn)用了原軟件中各種復(fù)雜功能的信息文件，很可能因此失去原文件中的許多特征。
鑒于硬/軟件更新所帶來(lái)各種麻煩，一般項(xiàng)目都選擇使用主流技術(shù)，但這只能保證相對(duì)穩(wěn)定性以及確保一些后續(xù)服務(wù)，解決不了根本問(wèn)題，信息結(jié)構(gòu)形式的丟答仍是一個(gè)令頭痛的問(wèn)題。
對(duì)此，在格式上，各個(gè)項(xiàng)目都運(yùn)用了一些方式來(lái)保存結(jié)構(gòu)形式信息。對(duì)于期刊文章，大多數(shù)項(xiàng)目使用TIFF、PDF或HTML文件，其中TIFF使用得最多，TIFF圖像是用戶(hù)所看到的實(shí)際格式，但是其中嵌套的參考信息并不是實(shí)際存在的超級(jí)鏈接。
在出版系統(tǒng)從專(zhuān)有格式轉(zhuǎn)換到SGML格式多年以后，一些大型出版商使用的是HTML/SGML美國(guó)宇航協(xié)會(huì)使用的是非常完備的SGML格式，它們從各種不同的格式和產(chǎn)品轉(zhuǎn)換而來(lái)。在儲(chǔ)存時(shí)出版商實(shí)際會(huì)把SGML再轉(zhuǎn)換成簡(jiǎn)單一些的HTML，另外在轉(zhuǎn)換路徑上還會(huì)提供PDF版本。對(duì)于純電子文件，PDF是最合適的格式，它是PostScript文件格式的一個(gè)翻版，但是依賴(lài)于專(zhuān)有的編碼技術(shù)。由于這種專(zhuān)有性就決定了使用PDF會(huì)對(duì)長(zhǎng)期存儲(chǔ)造成影響，也無(wú)法成分公共標(biāo)準(zhǔn)。
在文本環(huán)境下保存信息的結(jié)構(gòu)形式就已經(jīng)很困難了，而在多媒體環(huán)境下則更是難上加難。因?yàn)槎嗝襟w文件是多種硬、軟件技術(shù)、內(nèi)容的緊密結(jié)合。對(duì)此，調(diào)研對(duì)象中也有項(xiàng)目作出了嘗試，一個(gè)是美國(guó)國(guó)防部的DITT項(xiàng)目，他們?yōu)榇碎_(kāi)發(fā)了管理多媒體文件的模形和軟件，另一個(gè)是圣地亞哥的加利福利亞大學(xué)，他們開(kāi)發(fā)的存檔模形允許不同層次和類(lèi)型的metadata，來(lái)針對(duì)各種不同數(shù)據(jù)類(lèi)型的存儲(chǔ)。
存儲(chǔ)的另一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題是存檔版本該使用哪種格式，要把原始格式轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)格式來(lái)存儲(chǔ)。對(duì)這點(diǎn)，不同項(xiàng)目有不同的選擇，AAS和ACS都是選擇SGML標(biāo)記的ASCII格式，因?yàn)檫@樣的格式中立于各種媒體，用途廣泛而且可以定期更新，更新成本也很少。
（七）存檔訪問(wèn)
對(duì)于存檔訪問(wèn)，上文提到的都是如何保持信息的長(zhǎng)久性，訪問(wèn)的持續(xù)性。要確保數(shù)字化存檔信息，一直能被訪問(wèn)，必須考慮到訪問(wèn)機(jī)制，權(quán)限管理，安全管理三方面。
由于數(shù)字化環(huán)境中的各種技術(shù)都處在變化中，用戶(hù)訪問(wèn)顯示的技術(shù)都在變化，今天還是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，明天就不知換作了什么機(jī)制。所以要做的是隨著訪問(wèn)技術(shù)的變化，不斷向讀者提供新的訪問(wèn)途徑，當(dāng)然與些同時(shí)，原來(lái)的訪問(wèn)途徑應(yīng)該可以繼續(xù)使用。
在存檔訪問(wèn)上的另一個(gè)麻煩在于如何管理好各種權(quán)利，存檔文件具有什么權(quán)利？不同的用戶(hù)群分別享有什么權(quán)利？信息作者還保留著什么權(quán)利？而訪問(wèn)機(jī)制又如何通過(guò)適當(dāng)?shù)膍etadata還正確管理好這些權(quán)利。這些問(wèn)題體現(xiàn)到管理中來(lái)包括根據(jù)情況提供或限制訪問(wèn)權(quán)限，在信息的版權(quán)和安全標(biāo)準(zhǔn)改變?cè)L問(wèn)權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)。
安全和版本控制問(wèn)題同樣影響著數(shù)字化存檔。在數(shù)字化環(huán)境下，信息和復(fù)制和篡改都太容易，以致于很多時(shí)候難以區(qū)分眼前的信息究竟是原始信息還是“偷來(lái)的信息”。針對(duì)這些問(wèn)題，關(guān)鍵在于通過(guò)metadata管理好文件副本，并使用水印，數(shù)字化標(biāo)記等防偽符。
一、結(jié)論
在科學(xué)領(lǐng)域，各種不同數(shù)字化存檔都正實(shí)踐或醞釀著，本文正是對(duì)其中一些極具代表性例子的考查，分別從信息循環(huán)的各個(gè)階段，論述了數(shù)字化存檔的有關(guān)事宜，其中的很多都是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的歸納，或是一些實(shí)例操作中的有益嘗試，如一些項(xiàng)目中的文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，信息采集原則等，是對(duì)其它存檔工作的一個(gè)很好借鑒。同時(shí)在這些項(xiàng)目中暴露的一些問(wèn)題，也是以后數(shù)字化存檔工作中有待注意的。當(dāng)然，隨著技術(shù)的更新，數(shù)字化存檔的方方面面還會(huì)有所變化，更多的經(jīng)驗(yàn)會(huì)隨之而來(lái)，希望本文和以上實(shí)例，能起到拋磚引玉的作用。
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