對那些想要為客戶提供個性化通訊產(chǎn)品和服務(wù)的印刷廠來說，需要面對很多特殊的挑戰(zhàn)。首先，它們無法控制客戶內(nèi)部的IT系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫，所以系統(tǒng)的兼容性是一個很重要的問題。其次，來不不同行業(yè)（從零售業(yè)到電信業(yè)再到非營利性組織）的印刷買家都擁有各自不同的通訊習(xí)慣和目的。第三，商業(yè)印刷廠一般都比較擅長文檔輸出，但在需要為文檔添加可變數(shù)據(jù)的時候，數(shù)據(jù)的輸入通常會決定著最終產(chǎn)品的外觀、感覺甚至是產(chǎn)量。由于個性化通訊是一個非常復(fù)雜的事情，所以印刷顧問強(qiáng)烈建議商業(yè)印刷廠減少對簡單產(chǎn)品的生產(chǎn)，把主要精力投入到對高度個性化的產(chǎn)品的生產(chǎn)過程中去。
所以，當(dāng)你認(rèn)真考慮專家的建議并決定向前邁出一步的時候，首先就要搞清楚什么樣的軟件解決方案才能為你的個性化服務(wù)帶來幫助。這個問題看起來也許比較復(fù)雜，但實(shí)際上可以歸納為三個基本要素：功能性、靈活性和增長潛力。
功能性
為了滿足不同客戶對個性化印刷的需求，強(qiáng)大而全面的功能是可變數(shù)據(jù)印刷軟件所必需具備的要素。你選擇的解決方案必須要能很容易地與你和你的客戶們現(xiàn)有的系統(tǒng)整合在一起，其中包括：遺留和ERP系統(tǒng)，以及存儲在客戶桌面上的圖像和文本文件。此外，這款可變數(shù)據(jù)印刷軟件還必須要能簡化個性化通訊材料的創(chuàng)建過程，并能輕松地開發(fā)和使用新的文件程序。它應(yīng)該能讓你幫助客戶把有針對性的信息及時有效地傳播到市場上。為了確保輸出的一致性和印刷廠的收益，這個軟件解決方案應(yīng)該能讓你快速簡便地創(chuàng)建各種類型的文檔。
靈活性
你必須要找到一個足夠靈活的解決方案，它不但要能滿足你自己和客戶當(dāng)前的需求，而且還要能滿足你們將來的需要。有些客戶可能會把所有的工作都推給印刷廠去做，例如：數(shù)據(jù)庫管理和頁面設(shè)計(jì)等；而有些客戶則愿意自己控制這些生產(chǎn)元素。因此，你最好要找到一個能夠提供協(xié)同創(chuàng)作環(huán)境——一一個能讓你和你的客戶們進(jìn)入的通用平臺——的解決方案。這款軟件解決方案應(yīng)該能簡單快捷地對一個或多個頁面上的內(nèi)容進(jìn)行修改和更新，此外，它還要能與你的數(shù)字和機(jī)械印刷環(huán)境相兼容。
隨著印刷廠逐漸把自己的角色從“印刷服務(wù)供應(yīng)商”轉(zhuǎn)變到“通訊解決方案供應(yīng)商”，多渠道文檔的生產(chǎn)也就勢在必行了。最關(guān)鍵的是你所選擇的軟件必須要能將文檔發(fā)送到多個輸出目的地：印刷機(jī)、電子郵箱或客戶的網(wǎng)站等。為了保持印刷廠的經(jīng)營效率和競爭力，這款軟件應(yīng)該能幫你創(chuàng)建一個可以用多種格式傳輸?shù)奈募＜幢隳愕目蛻艉芟胪ㄟ^多渠道通訊材料與自己的客戶建立起聯(lián)系，但重要的企業(yè)顏色、經(jīng)過驗(yàn)證的文字和圖案以及所有必要的法規(guī)材料都應(yīng)該保持不變。
增長潛力
最后，就是要懷有遠(yuǎn)大的理想，并從最簡單的項(xiàng)目開始做起，例如：明信片、銷售材料和零售價目標(biāo)等。一定要選擇一款具有增長潛力的軟件，這意味著你必須要放棄那些只有幾個簡單功能的初級軟件，因?yàn)樗鼈円苍S很快就會過時；此外，你也不能選擇那些需要你重組生產(chǎn)線的軟件。
最成功的可變數(shù)據(jù)印刷軟件應(yīng)該能隨著客戶需求的變化而改變自己的功能。你應(yīng)該選擇一款不但現(xiàn)在具有你所需的功能，而且以后也能根據(jù)企業(yè)和客戶需求的變化而對自己的功能進(jìn)行升級的軟件。在你學(xué)習(xí)使用這款軟件的時候，必須要接受綜合的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)——或者要求軟件開發(fā)商為你提供更加全面的服務(wù)。你要相信自己選擇的供應(yīng)商一定是技術(shù)上的領(lǐng)導(dǎo)者，并且能成為你真正的合作伙伴，并能通過對產(chǎn)品進(jìn)行升級來滿足你不斷變化的需求。
復(fù)雜性的提高=機(jī)會的增加
雖然可變數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)出現(xiàn)了有幾年的時間了，但這項(xiàng)技術(shù)的早期用戶大多是生產(chǎn)賬單和發(fā)票的事務(wù)性印刷廠。將可變數(shù)據(jù)與高質(zhì)量商業(yè)印刷的審美價值結(jié)合起來能幫印刷廠開辟出更加廣闊的應(yīng)用市場。新的應(yīng)用和技術(shù)能夠利用個性化通訊拉近企業(yè)與客戶之間的距離。你選擇的軟件應(yīng)該具備支持這些活動的能力，并幫助你為客戶創(chuàng)造更多的價值。
相關(guān)性不僅是為每一個文件插入一個不同的名字和抵制，也不僅是通過郵政編碼或年齡來對客戶進(jìn)行分組。相關(guān)性要能反映出一個客戶的個人興趣。舉例來說，一個電子零售商可能會向一個在近三個月內(nèi)購買新相機(jī)的客戶發(fā)送一個相機(jī)配件的營銷手冊，而一家百貨公司可能只會向有孩子的客戶發(fā)布玩具的銷售信息。你選擇的軟件應(yīng)該能讓你和你的客戶預(yù)先設(shè)定適合自己口味和偏好的相關(guān)信息。
一種新的延續(xù)
大多數(shù)個性化郵件一般都會在傳輸過程中出現(xiàn)問題，營銷者往往只關(guān)心郵件的響應(yīng)率，但很少有人會跟蹤特定客戶的響應(yīng)率。相關(guān)通訊需要接觸——與客戶進(jìn)行全方位的互動——以便為下一個營銷活動搜集更多的數(shù)據(jù)。
隨著個性化印刷的廣泛應(yīng)用，我們也看到了印刷品相關(guān)性和與客戶互動性的增強(qiáng)。一個零售商可能會先給客戶發(fā)送一個邀請，然后再給它們發(fā)送一個折扣券。接著，當(dāng)這個折扣券在店內(nèi)被使用的時候，他們就能計(jì)算出這次活動的響應(yīng)率，并對下次的營銷活動進(jìn)行改進(jìn)。你現(xiàn)在購買的任何一款軟件都應(yīng)該能支持這種反饋信息的循環(huán)。
很多軟件工具目前都具備了我在上面所提到的部分或全部特征。它們能為印刷廠提供一個為產(chǎn)品增加價值的全自動生產(chǎn)方式，并能將這些價值轉(zhuǎn)變成企業(yè)的收入，使這些企業(yè)在現(xiàn)在和將來的印刷市場上找到自己的立足之地。
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