對(duì)很多人而言，印刷就是一個(gè)無(wú)底洞。你把大量的資金投進(jìn)入，可能要等到幾個(gè)星期甚至幾個(gè)月之后才能看到自己需要的產(chǎn)品。在很多情況下，你收到的貨物與你當(dāng)初想要的根本不一樣。你也許會(huì)把所有責(zé)任都?xì)w咎到印刷廠身上，但你真正應(yīng)該責(zé)怪的，是生產(chǎn)流程。
每一個(gè)企業(yè)都需要印刷。問(wèn)題是大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有自己的印刷專家。因此，印刷知識(shí)的欠缺就會(huì)讓它們付出高額的代價(jià)，得到慘痛的教訓(xùn)。
你要善于進(jìn)行自我檢查。如何才能知道自己的印刷火件出現(xiàn)問(wèn)題了呢？以下就是五個(gè)比較明顯的信號(hào)：
1、印刷好的材料不是你想要的。
2、你收到的發(fā)票與印刷廠的估價(jià)相差甚遠(yuǎn)。
3、已經(jīng)在材料的設(shè)計(jì)和印刷上投入了大量資金——然后才發(fā)現(xiàn)它們存在郵寄問(wèn)題。
4、你的材料中含有令人尷尬的錯(cuò)別字。
5、你要丟棄大量沒(méi)用的文獻(xiàn)。
如果你能按照下面提到的基本原則去做，也許就能避免出現(xiàn)這樣的問(wèn)題。這面這幾條“最佳印刷慣例”將會(huì)幫助你有效地節(jié)省時(shí)間和金錢。無(wú)論誰(shuí)幫你檢查你的印刷購(gòu)買計(jì)劃，都要遵守這幾個(gè)原則。
從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度去考慮問(wèn)題
為你自己尋找一個(gè)可以長(zhǎng)期進(jìn)行合作的印刷廠。首先，找到一家公司，它的設(shè)備和服務(wù)能夠滿足你的需要（這并不想聽起來(lái)的那樣簡(jiǎn)單，因?yàn)樗杏∷S都具有自己的特點(diǎn)）。接下來(lái)，讓你的銷售人員對(duì)新項(xiàng)目展開討論。對(duì)客戶來(lái)說(shuō)，印刷廠是一個(gè)尚未被開采的資源。銷售人員可以對(duì)文件準(zhǔn)備、紙張選擇、裝訂方式和郵寄等問(wèn)題進(jìn)行討論。
印刷廠想要讓你感到滿意——否則它就會(huì)丟掉自己的生意。通過(guò)與經(jīng)銷商的合作來(lái)保證這種成功的延續(xù)。有些印刷客戶把印刷看作是一種消費(fèi)品，但事實(shí)上，印刷成品的質(zhì)量完全取決于印刷廠的能力和客戶的知識(shí)范圍。
敲定每一個(gè)細(xì)節(jié)
寫出詳細(xì)的印刷規(guī)格，每一個(gè)細(xì)節(jié)都很重要。你所要求的印刷效果與你提供的印刷說(shuō)明有著密切的關(guān)系。印刷廠根本不會(huì)去關(guān)心讀者的感受。你要與印刷廠一起去完善所有的印刷規(guī)格，這你才能得到理想的印刷效果。而且當(dāng)這些規(guī)格發(fā)生改變的時(shí)候，印刷估價(jià)也將發(fā)生改變。（印刷廠希望出現(xiàn)這種情況，活件的要求總是在改變）。為什么最終的賬單總是會(huì)令人瞠目結(jié)舌？
請(qǐng)記住，印刷規(guī)格的細(xì)微變化都會(huì)造成成本的巨大損失。當(dāng)一個(gè)客戶想要生產(chǎn)一本藝術(shù)品目錄的時(shí)候，肯定還要訂制配套的信封。如果這本目錄的頁(yè)數(shù)不但增長(zhǎng)，并最終放不到信封里了，那么印刷客戶就要承擔(dān)1萬(wàn)美元的損失。
考慮周全
把活件方方面面的因素都要考慮到。與印刷廠討論印刷品的整體“預(yù)期壽命”，其中包括：運(yùn)送目的地和客戶的要求。它是否要與其他材料一起裝進(jìn)信封里郵寄？郵件的重量會(huì)對(duì)郵資產(chǎn)生怎樣的影響？以及郵寄成本是否會(huì)超過(guò)印刷成本等。這些問(wèn)題都值得你認(rèn)真關(guān)注。
打樣，然后印刷
開發(fā)一個(gè)校對(duì)程序。這看起來(lái)并不重要，但必須得有人來(lái)負(fù)責(zé)與校對(duì)有關(guān)的所有事情。以前，當(dāng)商業(yè)排版公司作出拷貝的時(shí)候，就會(huì)為客戶提供校對(duì)服務(wù)，而現(xiàn)在，客戶們通常是在自己的蘋果或個(gè)人電腦上準(zhǔn)備拷貝。
這樣一來(lái)，校對(duì)的責(zé)任就被轉(zhuǎn)移到了客戶手中，而不是印刷廠手中。印刷廠生產(chǎn)的每一個(gè)樣張和每一個(gè)藍(lán)圖都需要校正。不要想當(dāng)然地認(rèn)為別人已經(jīng)替你檢查過(guò)了這些樣張。制定一個(gè)檢查列表，確保每一個(gè)重要元素都出現(xiàn)在樣張上，特別是公司的名稱和地址、日期和位置、電話號(hào)碼和產(chǎn)品價(jià)格等。如果錯(cuò)誤的責(zé)任在你（而不是印刷廠），那你就要承擔(dān)重新印刷的成本。
印刷你所需要的——而不是更多
只印刷你所需要的東西，你的目標(biāo)必須是減少浪費(fèi)。沒(méi)用的印刷材料可能會(huì)從很多方面吞噬你的資金：你要向印刷廠支付印刷、裝訂、包裝和運(yùn)輸費(fèi)用；向封裝廠支付印刷品的儲(chǔ)存和管理費(fèi)用；向工人支付拆卸箱子、堆放支架和維護(hù)內(nèi)部文現(xiàn)室的費(fèi)用。只要你一天不把這些材料運(yùn)走或用掉，就要支付一天的費(fèi)用。
比如說(shuō)你要印刷10000份四頁(yè)彩色文件，你認(rèn)為自己可能要花費(fèi)8500美元。那么你的單位成本就是0.85美元，其中還不包括設(shè)計(jì)和郵寄成本。但是如果你只用到了6000份這樣的文件，那么你的單位成本就會(huì)增加到1.41美元，再上設(shè)計(jì)、郵寄和庫(kù)存管理的費(fèi)用，你的支出將會(huì)變得非常驚人。如果你印刷的這些材料都作廢了，那么你的單位成本將更高。怎樣才能解決這個(gè)問(wèn)題呢？那就是提前計(jì)劃。為你的文獻(xiàn)設(shè)計(jì)出一個(gè)昆村管理系統(tǒng)。只要用過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)，你就能對(duì)所有花銷進(jìn)行跟蹤，這樣一來(lái)，就能實(shí)現(xiàn)減少浪費(fèi)的目標(biāo)了。
一個(gè)好的印刷廠——就像一個(gè)優(yōu)秀的建筑公司——將會(huì)告訴你哪些是在你的預(yù)算內(nèi)能做到的，哪些是不能做到的。你要學(xué)會(huì)與印刷行廠交流并提出大量的問(wèn)題。如果你能聰明地尋找印刷合作伙伴，就能找到最好的印刷解決方案。這樣一來(lái)，你不但能節(jié)省時(shí)間和金錢，而且能夠得到老板的贊賞。
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